Systém pro podávání podnětů a stížností společnosti „NODU“ GmbH
NODU GmbH klade velký důraz na zákonné, odpovědné a poctivé jednání. Zaměstnanci, zákazníci, dodavatelé, obchodní partneři i další osoby mohou prostřednictvím tohoto systému oznámit podezření na porušení předpisů, rizika v oblasti lidských práv či životního prostředí a obecné stížnosti. Vedení společnosti tento dobrovolný postup provozuje za účelem včasného rozpoznání, prověření a nápravy podnětů.
I. Co je to systém pro oznamování podezření a podávání stížností?
Tento systém umožňuje zaměstnancům, zákazníkům, dodavatelům, obchodním partnerům a dalším osobám oznamovat podezření na porušení právních předpisů či zásad compliance, rizika v oblasti lidských práv nebo životního prostředí a obecné stížnosti. Je provozován na dobrovolné bázi vedením společnosti „NODU“ GmbH s cílem včas identifikovat, prošetřit a napravit zjištěné problémy.
II. Kdo může podat hlášení nebo stížnost?
Oznámení mohou podávat současní i bývalí zaměstnanci, uchazeči o zaměstnání, zákazníci, dodavatelé, poskytovatelé služeb, obchodní partneři a další osoby, které se dozvědí o relevantním jednání souvisejícím se společností NODU.
III. Co lze nahlásit?
Oznámení se mohou týkat korupce, úplatkářství, praní špinavých peněz, podvodů, krádeží, celních předpisů nebo sankcí, práva hospodářské soutěže, ochrany osobních údajů, informační bezpečnosti, bezpečnosti výrobků, bezpečnosti práce, diskriminace, obtěžování, lidských práv, environmentálních rizik, porušení kodexů společnosti NODU nebo jiných zákonů a předpisů.
Lze rovněž podávat obecné stížnosti týkající se produktů, objednávek, faktur, dodávek, vrácení zboží, zákaznického servisu nebo obchodních partnerů. Pro běžné dotazy, které se netýkají stížnosti ani podezření na porušení předpisů, je třeba využít běžné kontaktní kanály společnosti NODU.
IV. Jak lze podat hlášení nebo stížnost?
Zprávy lze zasílat e-mailem na adresu management@nodu-europe.com. Uveďte, co se stalo, kdy a kde, kdo byl zapojen, zda se jedná o pokračující záležitost, jaké důkazy existují a zda již byla záležitost nahlášena. Uveďte pouze informace nezbytné pro posouzení dané záležitosti.
Anonymní hlášení
Oznámení lze podat prostřednictvím formuláře pro anonymní hlášení, aniž byste museli uvádět svou totožnost či kontaktní údaje. Zcela anonymní oznámení mohou znemožnit kladení doplňujících otázek nebo zasílání individuálních informací o stavu vyřizování.
Další kanály pro podávání zpráv
Zprávy lze rovněž zasílat poštou na adresu společnosti „NODU“ GmbH, Olof-Palme-Str. 1, 51371 Leverkusen, telefonicky na číslo +49 151 64310985 nebo při osobním setkání sjednaném předem. Zprávy lze zpočátku předkládat v němčině nebo angličtině.
V. Jak je zajištěna důvěrnost a ochrana?
Oznámení jsou zpracovávána důvěrně a sdělována pouze osobám, které je potřebují posoudit. Totožnost oznamovatele je sdělena pouze v případě, že je to nezbytné a v souladu se zákonem, například vyšetřovatelům, orgánům nebo soudům, případně za účelem zahájení právních kroků. Je-li to možné, je oznamovatel o tom předem informován. U anonymních oznámení se neuchovávají žádné údaje o totožnosti, ledaže by oznamovatel uvedl identifikační údaje.
VI. Ochrana před odvetnými opatřeními
Lidé, kteří v dobré víře nahlásí podezření, nesmějí být znevýhodňováni, zastrašováni, vyhrožováni ani jinak vystaveni nátlaku, a to ani v případě, že se podezření nepotvrdí. Případy odvetných opatření lze rovněž nahlásit na adrese management@nodu-europe.com.
VII. Co se stane po obdržení hlášení nebo stížnosti?
1. Poděkování
Jsou-li uvedeny kontaktní údaje, společnost NODU obvykle potvrdí přijetí oznámení do sedmi dnů. Anonymní potvrzení je možné pouze v případě, že kanál pro podávání oznámení podporuje chráněnou komunikaci.
2. Vstupní posouzení
Vedení posuzuje, zda je daná záležitost srozumitelná, dostatečně podrobná, zda spadá do působnosti společnosti „NODU“, zda je naléhavá a zda jsou zapotřebí další informace.
3. Doplňující otázky
V případě potřeby a pokud je to možné, může být oznamovatel požádán o poskytnutí dalších informací nebo dokumentů. Anonymní další kroky jsou možné pouze prostřednictvím funkce chráněné komunikace.
4. Vyšetřování
Oprávněné podněty jsou pečlivě, nestranně a důvěrně prošetřovány. Mezi přijatá opatření může patřit prověřování dokumentů a postupů, pohovory s dotčenými osobami, kontaktování partnerů a zapojení externích odborníků. Případ může být uzavřen, pokud jej nelze objasnit nebo pokud není zjištěno žádné pochybení, riziko či oprávněná stížnost.
5. Preventivní a nápravná opatření
V případě zjištění porušení předpisů, rizika nebo oprávněné stížnosti zvažuje společnost NODU přijetí přiměřených opatření, jako jsou změny procesů, školení, technická vylepšení, opravy produktů, opatření týkající se zaměstnanců nebo partnerů, ukončení obchodního vztahu, oznámení orgánům nebo podání žaloby.
6. Zpětná vazba
Pokud jsou k dispozici kontaktní údaje a poskytnutí zpětné vazby je v souladu se zákonem, oznamovatel obvykle obdrží informaci o stavu věci nejpozději do tří měsíců od potvrzení přijetí oznámení. Zpětná vazba nesmí ohrozit průběh vyšetřování, zachování důvěrnosti, ochranu osobních údajů, obchodní tajemství ani práva jiných osob a nezakládá nárok na seznámení se všemi zjištěními či interními opatřeními.
VIII. Jak se řeší běžné stížnosti zákazníků?
Stížnosti týkající se produktů, objednávek, dodávek, faktur, vrácení zboží nebo služeb jsou předávány k internímu vyřízení. Pro usnadnění vyřízení uveďte jméno nebo název společnosti, číslo objednávky či faktury, produkt, popis, datum nákupu nebo dodání, preferovaný způsob kontaktu a příslušné podklady. Anonymní stížnosti mohou znemožnit individuální řešení, pokud nelze objednávku identifikovat.
IX. Úmyslně nepravdivá nebo urážlivá hlášení
Oznámení by měla být podávána v dobré víře. Důkazy se nevyžadují, avšak oznamovatel musí mít důvodné podezření, že dané informace jsou pravdivé. Vědomě nepravdivá, pomlouvačná, zavádějící nebo urážlivá oznámení mohou mít za následek pracovní, občanskoprávní či trestní řízení. Oznámení není urážlivé pouze proto, že se podezření nepotvrdilo.
X. Co kdyby v tom měl prsty ten reportér?
Lidé, kteří se na tom mohli podílet, se stále mohou přihlásit. Jejich zapojení bude náležitě zohledněno, avšak přihlášení je automaticky nezbavuje právních nebo pracovněprávních důsledků.
XI. Vznikají nějaké náklady?
NODU za podání nebo vyřízení hlášení neúčtuje žádné poplatky. Dobrovolně vynaložené osobní výdaje, jako je například nezávislé právní poradenství, se zpravidla neproplácejí.
XII. Oznámení o ochraně osobních údajů
Osobní údaje jsou zpracovávány výhradně za účelem přijetí, posouzení, zdokumentování a vyřízení oznámení, splnění zákonných povinností a ochrany oprávněných zájmů. Může se jednat o údaje o oznamovateli a jeho kontaktní údaje, informace o dotčených osobách, oznámené skutečnosti, důkazy, korespondenci a nezbytné technické údaje.
Přístup k údajům je omezen pouze na osoby, které je potřebují k vyřízení záležitosti. Údaje jsou poskytovány pouze v případech, kdy je to nezbytné pro účely vyšetřování, právních nároků, zákonných povinností nebo na základě příkazů orgánů či soudů. Údaje jsou uchovávány pouze po dobu nezbytnou pro vyřízení záležitosti, následná opatření a splnění zákonných povinností týkajících se uchovávání údajů; poté jsou vymazány v souladu se zákonem.
Anonymní hlášení
V anonymním formuláři není nutné uvádět totožnost. Oznamovatelé by rovněž měli odstranit identifikační údaje z popisů, názvů souborů, obrázků a dokumentů. Projekt „NODU“ se snaží vyhnout zbytečným identifikačním údajům, ačkoli úplnou technickou anonymitu lze zajistit pouze v rámci možností použitých systémů a platných právních předpisů.
XIII. Kontakt
Hlášení, podněty týkající se dodržování předpisů a stížnosti: NODU GmbH, management@nodu-europe.com, Olof-Palme-Str. 1, 51371 Leverkusen, telefon +49 151 64310985. Osobní schůzky jsou možné po předchozí domluvě.