NODU GmbH Klokkenluiders- en klachtensysteem
NODU GmbH zet zich in voor rechtmatig, verantwoordelijk en eerlijk handelen. Medewerkers, klanten, leveranciers, zakenpartners en andere personen kunnen dit systeem gebruiken om vermoedelijke overtredingen, compliancekwesties, mensenrechten- of milieurisico's en algemene klachten te melden. De directie voert deze procedure vrijwillig uit om signalen vroegtijdig te herkennen, te onderzoeken en te verhelpen.
I. Wat is het klokkenluiders- en klachtensysteem?
Het systeem stelt werknemers, klanten, leveranciers, zakenpartners en andere mensen in staat vermoedelijke schendingen van wetten of compliance, mensenrechten- of milieurisico's en algemene klachten te melden. Het wordt vrijwillig beheerd door het management van NODU GmbH om problemen in een vroeg stadium te identificeren, onderzoeken en verhelpen.
II. Wie mag een melding of klacht indienen?
Meldingen kunnen worden ingediend door huidige en voormalige werknemers, sollicitanten, klanten, leveranciers, dienstverleners, zakenpartners en andere mensen die zich bewust worden van relevant gedrag in verband met NODU.
III. Wat mag er gerapporteerd worden?
Meldingen kunnen betrekking hebben op corruptie, omkoping, het witwassen van geld, fraude, diefstal, douane- of sancties, mededingingsrecht, gegevensbescherming, informatiebeveiliging, productveiligheid, arbeidsveiligheid, discriminatie, intimidatie, mensenrechten, milieurisico’s, schendingen van NODU-codes of andere wetten en regels.
Ook kunnen algemene klachten over producten, bestellingen, facturen, leveringen, retouren, klantenservice of zakenpartners worden ingediend. Voor gewone vragen zonder klacht of vermoedelijke overtreding moet gebruik worden gemaakt van de reguliere contactkanalen van NODU.
IV. Hoe kan een melding of klacht worden ingediend?
Rapporten kunnen worden gemaild naar management@nodu-europe.com. Beschrijf wat er is gebeurd, wanneer en waar, wie erbij betrokken was, of het nog steeds aan de gang is, welk bewijsmateriaal er is en of er al melding van is gemaakt. Er mag alleen informatie worden verstrekt die nodig is om de zaak te beoordelen.
Anonieme rapporten
Meldingen kunnen worden gedaan via het anonieme meldformulier zonder identiteits- of contactgegevens op te geven. Volledig anonieme meldingen kunnen vervolgvragen of individuele statusupdates voorkomen.
Andere rapportagekanalen
Rapporten kunnen ook per post worden ingediend bij NODU GmbH, Olof-Palme-Str. 1, 51371 Leverkusen, telefonisch op +49 151 64310985, of in een vooraf afgesproken persoonlijk gesprek. Rapporten kunnen in eerste instantie in het Duits of Engels worden ingediend.
V. Hoe worden vertrouwelijkheid en bescherming gewaarborgd?
Meldingen worden vertrouwelijk behandeld en alleen gedeeld met de mensen die ze moeten beoordelen. De identiteit van een melder wordt alleen bekendgemaakt als dat nodig en wettig is, bijvoorbeeld aan onderzoekers, autoriteiten of rechtbanken of om juridische stappen te ondernemen. Waar mogelijk wordt de melder vooraf geïnformeerd. Voor anonieme meldingen wordt geen identiteit verzameld, tenzij identificerende gegevens door de melder worden vermeld.
VI. Bescherming tegen vergelding
Mensen die te goeder trouw een melding doen, mogen niet worden benadeeld, geïntimideerd, bedreigd of anderszins onder druk gezet, zelfs als een vermoeden niet wordt bevestigd. Vergeldingsmaatregelen kunnen ook worden gemeld aan management@nodu-europe.com.
VII. Wat gebeurt er nadat een melding of klacht is ontvangen?
1. Bevestiging
Wanneer contactgegevens worden verstrekt, bevestigt NODU normaal gesproken de ontvangst binnen zeven dagen. Een anonieme bevestiging is alleen mogelijk als het meldkanaal beveiligde communicatie ondersteunt.
2. Eerste beoordeling
Het management beoordeelt of de zaak begrijpelijk, voldoende gedetailleerd, binnen de bevoegdheid van NODU ligt, urgent is en of er meer informatie nodig is.
3. Vervolgvragen
Waar nodig en mogelijk kan de melder om aanvullende informatie of bescheiden worden gevraagd. Anonieme opvolging is alleen mogelijk via een beveiligde communicatiefunctie.
4. Onderzoek
Plausibele zorgen worden zorgvuldig, onpartijdig en vertrouwelijk onderzocht. Maatregelen kunnen bestaan uit het beoordelen van documenten en processen, het interviewen van mensen, het contacteren van partners en het betrekken van externe specialisten. Een zaak kan worden gesloten als deze niet kan worden opgehelderd of als er geen sprake is van wangedrag, risico of gegronde klacht.
5. Preventieve en herstelmaatregelen
Wanneer een overtreding, risico of terechte klacht wordt geconstateerd, overweegt NODU evenredige maatregelen zoals proceswijzigingen, training, technische verbeteringen, productcorrecties, actie waarbij medewerkers of partners betrokken zijn, het beëindigen van een relatie, het op de hoogte stellen van autoriteiten of het ondernemen van juridische stappen.
6. Feedback
Als er contactgegevens aanwezig zijn en de feedback rechtmatig is, ontvangt de melder normaliter uiterlijk drie maanden na ontvangst een update. Feedback mag geen afbreuk doen aan onderzoeken, vertrouwelijkheid, gegevensbescherming, bedrijfsgeheimen of de rechten van andere mensen, en schept geen recht op alle bevindingen of interne maatregelen.
VIII. Wat gebeurt er met gewone klachten van klanten?
Klachten over producten, bestellingen, leveringen, facturen, retouren of diensten worden intern doorgestuurd. Om de afhandeling te vergemakkelijken, vermeldt u de naam of het bedrijf, het order- of factuurnummer, het product, de beschrijving, de aankoop- of leveringsdatum, de gewenste contactmethode en relevant bewijsmateriaal. Anonieme klachten kunnen een individueel rechtsmiddel in de weg staan als de bestelling niet kan worden geïdentificeerd.
IX. Opzettelijk valse of beledigende rapporten
Meldingen moeten te goeder trouw worden gedaan. Bewijs is niet vereist, maar de melder moet er redelijkerwijs van uitgaan dat de informatie waar is. Bewust valse, lasterlijke, misleidende of beledigende meldingen kunnen resulteren in arbeidsrechtelijke, civiele of strafrechtelijke vervolging. Een melding is niet onrechtmatig omdat een vermoeden niet wordt bevestigd.
X. Wat als de verslaggever erbij betrokken was?
Mensen die mogelijk betrokken zijn geweest, kunnen zich nog steeds melden. Hun betrokkenheid wordt passend geacht, maar rapportage ontslaat hen niet automatisch van juridische of werkgelegenheidsgevolgen.
XI. Zijn er kosten?
NODU brengt geen kosten in rekening voor het indienen of verwerken van een melding. Vrijwillige persoonlijke uitgaven zoals onafhankelijk juridisch advies worden doorgaans niet vergoed.
XII. Gegevensbeschermingsverklaring
Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor het ontvangen, beoordelen, documenteren en afhandelen van de melding, het voldoen aan wettelijke verplichtingen en het beschermen van gerechtvaardigde belangen. Dit kan onder meer verslaggevers- en contactgegevens, informatie over de betrokken personen, de gerapporteerde feiten, bewijsmateriaal, communicatie en noodzakelijke technische gegevens omvatten.
De toegang is beperkt tot personen die nodig zijn voor de afhandeling. Openbaarmaking vindt alleen plaats als dit nodig is voor onderzoek, juridische claims, wettelijke verplichtingen of bevelen van autoriteiten of rechtbanken. Gegevens worden slechts zolang bewaard als nodig is voor de afhandeling, vervolgmaatregelen en wettelijke bewaarplichten en vervolgens verwijderd in overeenstemming met de wet.
Anonieme berichtgeving
In het anonieme formulier is geen identiteit vereist. Verslaggevers moeten ook identificerende informatie verwijderen uit beschrijvingen, bestandsnamen, afbeeldingen en documenten. NODU streeft ernaar onnodige identificatiegegevens te vermijden, hoewel volledige technische anonimiteit alleen kan worden geboden binnen de grenzen van de gebruikte systemen en de toepasselijke wetgeving.
XIII. Contact
Rapporten, complianceproblemen en klachten: NODU GmbH, management@nodu-europe.com, Olof-Palme-Str. 1, 51371 Leverkusen, telefoon +49 151 64310985. Persoonlijke ontmoetingen zijn mogelijk op afspraak.