System zgłaszania nieprawidłowości i skarg firmy NODU GmbH
NODU GmbH is committed to lawful, responsible and fair conduct. Employees, customers, suppliers, business partners and other people can use this system to report suspected violations, compliance concerns, human-rights or environmental risks and general complaints. Management operates the procedure voluntarily to identify, review and remedy concerns at an early stage.
I. Czym jest system zgłaszania nieprawidłowości i skarg?
System umożliwia pracownikom, klientom, dostawcom, partnerom biznesowym oraz innym osobom zgłaszanie podejrzeń dotyczących naruszeń przepisów prawa lub zasad zgodności, zagrożeń związanych z prawami człowieka lub ochroną środowiska, a także ogólnych skarg. Jest on prowadzony dobrowolnie przez kierownictwo firmy NODU GmbH w celu wczesnego wykrywania, badania i rozwiązywania zgłaszanych problemów.
II. Kto może złożyć zgłoszenie lub skargę?
Zgłoszenia mogą składać obecni i byli pracownicy, kandydaci do pracy, klienci, dostawcy, usługodawcy, partnerzy biznesowi oraz inne osoby, które dowiedzą się o istotnych zdarzeniach związanych z firmą NODU.
III. Co można zgłaszać?
Zgłoszenia mogą dotyczyć korupcji, przekupstwa, prania brudnych pieniędzy, oszustw, kradzieży, kwestii celnych lub sankcji, prawa konkurencji, ochrony danych, bezpieczeństwa informacji, bezpieczeństwa produktów, bezpieczeństwa pracy, dyskryminacji, molestowania, praw człowieka, zagrożeń dla środowiska, naruszeń kodeksów NODU lub innych przepisów i zasad.
Można również zgłaszać ogólne skargi dotyczące produktów, zamówień, faktur, dostaw, zwrotów, obsługi klienta lub partnerów biznesowych. W przypadku zwykłych zapytań, które nie dotyczą skargi ani podejrzenia naruszenia, należy korzystać ze standardowych kanałów kontaktowych firmy NODU.
IV. W jaki sposób można złożyć zgłoszenie lub skargę?
Zgłoszenia można przesyłać pocztą elektroniczną na adres management@nodu-europe.com. Należy opisać, co się wydarzyło, kiedy i gdzie, kto był w to zaangażowany, czy sytuacja nadal trwa, jakie istnieją dowody oraz czy sprawa została już zgłoszona. Należy podać wyłącznie informacje niezbędne do rozpatrzenia sprawy.
Zgłoszenia anonimowe
Zgłoszenia można dokonywać za pomocą formularza anonimowego, bez podawania danych osobowych ani kontaktowych. Całkowicie anonimowe zgłoszenia mogą uniemożliwić zadawanie dodatkowych pytań lub otrzymywanie indywidualnych informacji o statusie sprawy.
Inne kanały zgłaszania
Zgłoszenia można również przesyłać pocztą tradycyjną na adres NODU GmbH, Olof-Palme-Str. 1, 51371 Leverkusen, zgłaszać telefonicznie pod numerem +49 151 64310985 lub podczas wcześniej umówionego spotkania osobistego. Zgłoszenia można początkowo składać w języku niemieckim lub angielskim.
V. W jaki sposób zapewniona jest poufność i ochrona danych?
Zgłoszenia są traktowane jako poufne i udostępniane wyłącznie osobom, których dotyczy ich rozpatrzenie. Tożsamość zgłaszającego ujawniana jest wyłącznie w przypadkach, gdy jest to konieczne i zgodne z prawem, na przykład organom śledczym, władzom lub sądom, albo w celu podjęcia działań prawnych. W miarę możliwości zgłaszający jest o tym informowany z wyprzedzeniem. W przypadku zgłoszeń anonimowych nie gromadzi się żadnych danych umożliwiających identyfikację zgłaszającego, chyba że zgłaszający sam podał takie informacje.
VI. Ochrona przed działaniami odwetowymi
Osoby zgłaszające nieprawidłowości w dobrej wierze nie mogą być dyskryminowane, zastraszane, grożone ani poddawane innym formom nacisku, nawet jeśli podejrzenia nie zostaną potwierdzone. Przypadki działań odwetowych można również zgłaszać na adres management@nodu-europe.com.
VII. Co dzieje się po otrzymaniu zgłoszenia lub skargi?
1. Podziękowania
W przypadku podania danych kontaktowych NODU zazwyczaj potwierdza otrzymanie zgłoszenia w ciągu siedmiu dni. Anonimowe potwierdzenie jest możliwe wyłącznie wtedy, gdy kanał zgłoszeniowy umożliwia komunikację chronioną.
2. Wstępna ocena
Kierownictwo ocenia, czy sprawa jest zrozumiała, wystarczająco szczegółowa, leży w zakresie kompetencji NODU, ma charakter pilny oraz czy potrzebne są dodatkowe informacje.
3. Pytania uzupełniające
W razie potrzeby i o ile to możliwe, zgłaszający może zostać poproszony o dostarczenie dodatkowych informacji lub dokumentów. Anonimowe działania następcze są możliwe wyłącznie za pośrednictwem funkcji bezpiecznej komunikacji.
4. Dochodzenie
Uzasadnione zgłoszenia są rozpatrywane w sposób dokładny, bezstronny i poufny. Działania mogą obejmować analizę dokumentów i procesów, przeprowadzanie rozmów z osobami, kontaktowanie się z partnerami oraz angażowanie zewnętrznych specjalistów. Sprawa może zostać zamknięta, jeśli nie uda się jej wyjaśnić lub nie stwierdzono żadnego uchybienia, ryzyka ani uzasadnionej skargi.
5. Środki zapobiegawcze i naprawcze
W przypadku stwierdzenia naruszenia, zagrożenia lub uzasadnionej skargi firma NODU rozważa podjęcie proporcjonalnych działań, takich jak zmiany w procesach, szkolenia, ulepszenia techniczne, korekty produktów, działania dotyczące pracowników lub partnerów, zakończenie współpracy, powiadomienie organów lub podjęcie kroków prawnych.
6. Opinie
W przypadku gdy podano dane kontaktowe, a przekazanie informacji jest zgodne z prawem, zgłaszający otrzymuje zazwyczaj informację zwrotną nie później niż trzy miesiące od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia. Informacja zwrotna nie może naruszać przebiegu dochodzeń, zasad poufności, ochrony danych, tajemnic handlowych ani praw innych osób, a także nie uprawnia do uzyskania wszystkich ustaleń ani do podjęcia środków wewnętrznych.
VIII. Jak rozpatrywane są zwykłe skargi klientów?
Skargi dotyczące produktów, zamówień, dostaw, faktur, zwrotów lub usług są przekazywane do odpowiednich działów w firmie. Aby ułatwić rozpatrzenie sprawy, prosimy o podanie imienia i nazwiska lub nazwy firmy, numeru zamówienia lub faktury, nazwy produktu, opisu, daty zakupu lub dostawy, preferowanej formy kontaktu oraz odpowiednich dowodów. Anonimowe skargi mogą uniemożliwić indywidualne rozpatrzenie sprawy, jeśli nie da się zidentyfikować konkretnego zamówienia.
IX. Celowo fałszywe lub obraźliwe zgłoszenia
Zgłoszenia należy dokonywać w dobrej wierze. Nie jest wymagane przedstawienie dowodów, jednak osoba zgłaszająca musi mieć uzasadnione przekonanie, że podane informacje są prawdziwe. Świadome zgłoszenia zawierające informacje fałszywe, zniesławiające, wprowadzające w błąd lub obraźliwe mogą skutkować postępowaniem dyscyplinarnym, cywilnym lub karnym. Zgłoszenie nie jest obraźliwe tylko dlatego, że podejrzenie nie zostało potwierdzone.
X. A co, jeśli reporter był w to zamieszany?
Osoby, które mogły być w to zamieszane, nadal mogą zgłaszać takie przypadki. Ich udział w zdarzeniu jest odpowiednio rozpatrywany, jednak zgłoszenie nie zwalnia ich automatycznie z konsekwencji prawnych lub związanych z zatrudnieniem.
XI. Czy wiąże się to z jakimiś kosztami?
NODU nie pobiera opłat za złożenie ani rozpatrzenie zgłoszenia. Dobrowolne wydatki osobiste, takie jak koszty niezależnej porady prawnej, zasadniczo nie podlegają zwrotowi.
XII. Informacja o ochronie danych
Dane osobowe są przetwarzane wyłącznie w celu przyjęcia, oceny, udokumentowania i rozpatrzenia zgłoszenia, wypełnienia obowiązków prawnych oraz ochrony uzasadnionych interesów. Mogą one obejmować dane zgłaszającego i dane kontaktowe, informacje o osobach, których dotyczy zgłoszenie, zgłoszone fakty, dowody, korespondencję oraz niezbędne dane techniczne.
Dostęp do danych mają wyłącznie osoby niezbędne do ich przetwarzania. Ujawnianie danych ma miejsce wyłącznie w przypadkach, gdy jest to konieczne do celów dochodzeniowych, roszczeń prawnych, wypełnienia obowiązków ustawowych lub na mocy nakazów organów administracji lub sądów. Dane są przechowywane wyłącznie tak długo, jak jest to konieczne do ich przetwarzania, podjęcia działań następczych oraz wypełnienia ustawowych obowiązków dotyczących przechowywania danych, a następnie są usuwane zgodnie z przepisami prawa.
Zgłaszanie anonimowe
W formularzu anonimowym nie trzeba podawać tożsamości. Osoby zgłaszające powinny również usunąć dane umożliwiające identyfikację z opisów, nazw plików, obrazów i dokumentów. NODU stara się unikać zbędnych danych umożliwiających identyfikację, choć pełną anonimowość techniczną można zapewnić jedynie w granicach możliwości stosowanych systemów i obowiązującego prawa.
XIII. Kontakt
Zgłoszenia, kwestie związane z przestrzeganiem przepisów oraz skargi: NODU GmbH, management@nodu-europe.com, Olof-Palme-Str. 1, 51371 Leverkusen, tel. +49 151 64310985. Spotkania osobiste są możliwe po wcześniejszym umówieniu.