Kodeks postępowania dla dostawców i partnerów biznesowych

Firma NODU GmbH zobowiązuje się do prowadzenia działalności zgodnej z prawem, etycznej, bezpiecznej i zrównoważonej. Niniejszy Kodeks dla dostawców i partnerów biznesowych określa minimalne standardy, których przestrzegania oczekujemy w całym naszym łańcuchu dostaw.

Kodeks ma zastosowanie do dostawców, producentów, usługodawców, agentów i innych partnerów oraz, w stosownych przypadkach, do ich podwykonawców zaangażowanych w dostarczanie produktów lub świadczenie usług na rzecz NODU.

Partnerzy muszą przestrzegać wszystkich obowiązujących przepisów prawnych w krajach, w których prowadzą działalność, a także odpowiednich wymogów rynkowych UE, w tym przepisów dotyczących produktów, ceł, podatków, konkurencji, ochrony danych, prawa pracy i ochrony środowiska.

Produkty muszą być bezpieczne, nadawać się do przeznaczenia i konsekwentnie spełniać uzgodnione specyfikacje. Należy dokumentować kontrole jakości, oceny ryzyka oraz procesy działań naprawczych. Znane wady lub zagrożenia dla bezpieczeństwa należy zgłaszać niezwłocznie.

Wyroby elektryczne muszą spełniać wszystkie obowiązujące wymagania dotyczące oznakowania CE, zgodności, bezpieczeństwa, kompatybilności elektromagnetycznej (EMC), substancji, dyrektywy WEEE oraz etykietowania. Przed wprowadzeniem do obrotu należy dostarczyć kompletne i autentyczne deklaracje, raporty, dokumentację techniczną, instrukcje oraz informacje dotyczące identyfikowalności.

W opakowaniach i wyrobach przeznaczonych do kontaktu z żywnością należy stosować odpowiednie, przebadane materiały oraz przestrzegać obowiązujących przepisów dotyczących kontaktu z żywnością i opakowań. Oświadczenia i wyniki badań muszą być dokładne; należy podać informacje dotyczące migracji, temperatury, sposobu użytkowania oraz utylizacji.

Elementy muszą być wykonane z odpowiednich materiałów oraz zaprojektowane i przetestowane pod kątem określonej jakości wody, ciśnienia, temperatury i zastosowania. Informacje dotyczące montażu, konserwacji, wymiany i działania muszą być jasne i poparte odpowiednimi dowodami.

Partnerzy muszą prowadzić dokumentację zawierającą informacje dotyczące produktów, materiałów, zakładów produkcyjnych, partii, dostawców oraz odpowiednich dokumentów z badań i niezwłocznie udostępniać ją na żądanie.

Należy niezwłocznie poinformować NODU o istotnych zmianach lub zmianach w produkcji, wygasających lub cofniętych certyfikatach, niezgodnościach, reklamacjach, zdarzeniach, wycofaniach produktów z rynku oraz zapytaniach organów nadzorczych. Zmiany wymagają uprzedniej zgody, o ile tak uzgodniono.

Partnerzy muszą przestrzegać powszechnie uznanych praw człowieka. Praca dzieci, praca przymusowa, handel ludźmi, dyskryminacja, molestowanie i nieludzkie traktowanie są zabronione. Wynagrodzenie, czas pracy, wolność zrzeszania się oraz warunki zatrudnienia muszą być zgodne z obowiązującym prawem.

Partnerzy muszą zapewnić bezpieczne miejsce pracy, przeprowadzić ocenę ryzyka, przeszkolić pracowników, zapewnić środki ochrony indywidualnej oraz wdrożyć procedury postępowania w sytuacjach awaryjnych, zgłaszania wypadków i zapobiegania im.

Należy przestrzegać przepisów dotyczących ochrony środowiska. Należy mierzyć wpływ działalności w zakresie energii, wody, surowców, emisji, odpadów i transportu oraz ograniczać go tam, gdzie jest to możliwe; z odpadami należy postępować w sposób odpowiedzialny.

Środki chemiczne i substancje objęte ograniczeniami muszą być pozyskiwane, oznakowane, przechowywane, stosowane i dokumentowane zgodnie z prawem. Należy przestrzegać obowiązujących przepisów REACH, RoHS oraz podobnych ograniczeń i obowiązków sprawozdawczych.

Partnerzy muszą przestrzegać przepisów dotyczących konkurencji i prawa antymonopolowego. Zabronione jest ustalanie cen, podział rynku, manipulowanie ofertami przetargowymi, nadużywanie informacji poufnych oraz inne nieuczciwe praktyki.

Zabronione są łapówki, korupcja, płatności ułatwiające załatwienie sprawy, prowizje oraz nienależne korzyści. Prezenty i gesty gościnności muszą być zgodne z prawem, rozsądne, przejrzyste i niezwiązane z wywieraniem niewłaściwego wpływu.

Rzeczywiste lub potencjalne konflikty między interesami osobistymi a decyzjami biznesowymi należy niezwłocznie ujawniać i rozwiązywać w sposób przejrzysty.

Księgi, faktury, informacje o pochodzeniu, dokumentacja celna i inne dokumenty biznesowe muszą być kompletne, dokładne i zgodne z prawdą. Niedozwolone jest dokonywanie nieujawnionych płatności oraz prowadzenie fałszywej dokumentacji.

Informacje poufne i dane osobowe muszą być chronione przed nieuprawnionym dostępem, wykorzystaniem i ujawnieniem oraz przetwarzane wyłącznie w dozwolonych, zgodnych z prawem celach, z zastosowaniem odpowiednich środków bezpieczeństwa.

Partnerzy muszą szanować prawa własności intelektualnej NODU oraz osób trzecich. Zabrania się wprowadzania do obrotu podrobionych produktów, nieuprawnionego kopiowania oraz nadużywania znaków towarowych, wzorów, dokumentów lub oprogramowania.

NODU może zażądać przedstawienia uzasadnionych dowodów potwierdzających zgodność z przepisami oraz, w uzasadnionych przypadkach, przeprowadzić lub zlecić przeprowadzenie audytów. Partnerzy są zobowiązani do współpracy i usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości w odpowiednim terminie.

Podejrzenia dotyczące naruszeń muszą zostać zbadane i usunięte. Poważne, powtarzające się lub nieusunięte naruszenia mogą skutkować zawieszeniem lub rozwiązaniem stosunków handlowych oraz podjęciem dalszych kroków prawnych.

Partnerzy i ich pracownicy mogą zgłaszać podejrzenia naruszeń przepisów prawnych, zasad etycznych, zasad bezpieczeństwa, praw człowieka lub przepisów dotyczących ochrony środowiska za pośrednictwem kanałów zgłaszania nieprawidłowości i skarg NODU. Zgłoszenia dokonane w dobrej wierze nie mogą skutkować działaniami odwetowymi.

Nawiązując lub kontynuując współpracę biznesową, partnerzy potwierdzają, że akceptują niniejsze zasady, i zobowiązują się do przekazywania odpowiednich wymagań w ramach własnego łańcucha dostaw.

Niniejszy Kodeks stanowi uzupełnienie umów i obowiązujących przepisów prawa. W przypadku rozbieżności między wymogami Kodeksu a przepisami prawa zastosowanie mają surowsze wymogi prawne. NODU może aktualizować Kodeks w celu uwzględnienia zmian prawnych lub operacyjnych.