Système de signalement et de réclamation de NODU GmbH
NODU GmbH is committed to lawful, responsible and fair conduct. Employees, customers, suppliers, business partners and other people can use this system to report suspected violations, compliance concerns, human-rights or environmental risks and general complaints. Management operates the procedure voluntarily to identify, review and remedy concerns at an early stage.
Envoyer un signalement anonyme
I. Qu'est-ce que le système de signalement et de réclamation ?
Ce système permet aux collaborateurs, clients, fournisseurs, partenaires commerciaux et autres personnes de signaler des soupçons d'infractions à la législation ou aux règles de conformité, des risques liés aux droits de l'homme ou à l'environnement, ainsi que des réclamations d'ordre général. Il est mis en œuvre à titre volontaire par la direction de NODU GmbH afin d'identifier, d'examiner et de résoudre les problèmes à un stade précoce.
II. Qui peut déposer un signalement ou une plainte ?
Les signalements peuvent être effectués par des employés actuels ou anciens, des candidats, des clients, des fournisseurs, des prestataires de services, des partenaires commerciaux et toute autre personne ayant connaissance d'un comportement pertinent lié à NODU.
III. Quels éléments peuvent faire l'objet d'un signalement ?
Les signalements peuvent porter sur la corruption, les pots-de-vin, le blanchiment d'argent, la fraude, le vol, les questions douanières ou les sanctions, le droit de la concurrence, la protection des données, la sécurité de l'information, la sécurité des produits, la sécurité au travail, la discrimination, le harcèlement, les droits de l'homme, les risques environnementaux, les violations des codes NODU ou d'autres lois et réglementations.
Il est également possible de déposer des réclamations d'ordre général concernant les produits, les commandes, les factures, les livraisons, les retours, le service client ou les partenaires commerciaux. Pour toute demande de renseignements courante ne donnant pas lieu à une réclamation ou à un soupçon d'infraction, veuillez utiliser les canaux de contact habituels de NODU.
IV. Comment déposer un signalement ou une plainte ?
Les signalements peuvent être envoyés par e-mail à l'adresse management@nodu-europe.com. Veuillez décrire ce qui s'est passé, quand et où, qui était impliqué, si les faits sont toujours en cours, quelles sont les preuves disponibles et si l'incident a déjà été signalé. Seules les informations nécessaires à l'examen du dossier doivent être fournies.
Signalements anonymes
Les signalements peuvent être effectués via le formulaire de signalement anonyme, sans avoir à fournir d'identité ni de coordonnées. Les signalements totalement anonymes peuvent empêcher le suivi par des questions complémentaires ou la communication d'informations sur l'état d'avancement du dossier.
Autres canaux de signalement
Les rapports peuvent également être transmis par courrier postal à NODU GmbH, Olof-Palme-Str. 1, 51371 Leverkusen, par téléphone au +49 151 64310985, ou lors d'un entretien individuel organisé à l'avance. Les rapports peuvent dans un premier temps être rédigés en allemand ou en anglais.
V. Comment la confidentialité et la protection sont-elles garanties ?
Les signalements sont traités de manière confidentielle et ne sont communiqués qu’aux personnes dont l’intervention est nécessaire pour les examiner. L’identité de l’auteur d’un signalement n’est divulguée que lorsque cela est nécessaire et légal, par exemple aux enquêteurs, aux autorités ou aux tribunaux, ou dans le cadre d’une action en justice. Dans la mesure du possible, l’auteur du signalement en est informé au préalable. Aucune information permettant d’identifier l’auteur n’est collectée pour les signalements anonymes, sauf si celui-ci a lui-même fourni des détails permettant de l’identifier.
VI. Protection contre les mesures de représailles
Les personnes qui signalent des faits de bonne foi ne doivent pas subir de préjudice, d'intimidation, de menaces ou de toute autre forme de pression, même si les soupçons ne se confirment pas. Les actes de représailles peuvent également être signalés à l'adresse management@nodu-europe.com.
VII. Que se passe-t-il après la réception d'un signalement ou d'une plainte ?
1. Remerciements
Lorsque les coordonnées sont fournies, NODU accuse généralement réception dans un délai de sept jours. Un accusé de réception anonyme n'est possible que si le canal de signalement prend en charge les communications protégées.
2. Évaluation initiale
La direction évalue si la question est claire, suffisamment détaillée, relève de la compétence de NODU, est urgente et si des informations complémentaires sont nécessaires.
3. Questions complémentaires
Si nécessaire et dans la mesure du possible, des informations ou des documents supplémentaires pourront être demandés à la personne ayant signalé le fait. Tout suivi anonyme ne peut se faire que par le biais d'un canal de communication sécurisé.
4. Enquête
Les préoccupations fondées font l'objet d'une enquête minutieuse, impartiale et confidentielle. Les mesures prises peuvent inclure l'examen de documents et de procédures, des entretiens avec des personnes concernées, la prise de contact avec des partenaires et le recours à des spécialistes externes. Une affaire peut être classée sans suite s'il n'est pas possible de faire la lumière sur les faits ou s'il n'est constaté aucun manquement, aucun risque ni aucune plainte justifiée.
5. Mesures préventives et correctives
Lorsqu'une infraction, un risque ou une réclamation justifiée est constaté, NODU envisage des mesures proportionnées telles que des modifications des processus, des formations, des améliorations techniques, des corrections apportées aux produits, des mesures concernant les collaborateurs ou les partenaires, la résiliation d'une relation, la notification aux autorités ou l'engagement d'une action en justice.
6. Commentaires
Lorsque les coordonnées sont disponibles et que le signalement est conforme à la loi, l'auteur du signalement reçoit généralement une mise à jour au plus tard trois mois après l'accusé de réception. Le retour d'information ne doit pas porter atteinte aux enquêtes, à la confidentialité, à la protection des données, aux secrets d'affaires ou aux droits d'autrui, et ne confère pas le droit d'accéder à l'ensemble des conclusions ou des mesures internes.
VIII. Comment sont traitées les réclamations des clients ordinaires ?
Les réclamations concernant les produits, les commandes, les livraisons, les factures, les retours ou les services sont transmises en interne. Afin de faciliter leur traitement, veuillez indiquer votre nom ou celui de votre entreprise, le numéro de commande ou de facture, le produit concerné, une description, la date d'achat ou de livraison, votre moyen de contact préféré ainsi que toute pièce justificative pertinente. Les réclamations anonymes peuvent empêcher tout dédommagement individuel si la commande ne peut être identifiée.
IX. Signalements délibérément faux ou abusifs
Les signalements doivent être effectués de bonne foi. Aucune preuve n'est exigée, mais la personne qui effectue le signalement doit avoir des raisons valables de croire que les informations sont vraies. Les signalements sciemment faux, diffamatoires, trompeurs ou abusifs peuvent donner lieu à des poursuites disciplinaires, civiles ou pénales. Un signalement n'est pas considéré comme abusif du simple fait qu'un soupçon ne se soit pas confirmé.
X. Et si le journaliste était impliqué ?
Les personnes susceptibles d'avoir été impliquées peuvent toujours signaler les faits. Leur implication sera prise en compte de manière appropriée, mais le fait de signaler les faits ne les exonère pas automatiquement de toute conséquence juridique ou professionnelle.
XI. Y a-t-il des frais à prévoir ?
NODU ne facture aucun frais pour le dépôt ou le traitement d'un signalement. Les dépenses personnelles engagées à titre volontaire, telles que les frais de consultation juridique indépendante, ne sont généralement pas remboursées.
XII. Avis relatif à la protection des données
Les données à caractère personnel sont traitées uniquement dans le but de recevoir, d'évaluer, de consigner et de traiter le signalement, de respecter les obligations légales et de protéger des intérêts légitimes. Cela peut inclure les coordonnées de l'auteur du signalement et des personnes à contacter, des informations sur les personnes concernées, les faits signalés, les éléments de preuve, les communications et les données techniques nécessaires.
L'accès est réservé aux personnes dont l'intervention est nécessaire au traitement du dossier. La communication des données n'a lieu que lorsque cela est nécessaire dans le cadre d'une enquête, d'une action en justice, de l'exécution d'obligations légales ou d'ordonnances émanant des autorités ou des tribunaux. Les données ne sont conservées que pendant la durée nécessaire au traitement du dossier, aux mesures de suivi et au respect des obligations légales de conservation, puis elles sont supprimées conformément à la loi.
Signalement anonyme
Aucune identité n'est requise dans le formulaire anonyme. Les auteurs de signalements doivent également supprimer toute information permettant de les identifier dans les descriptions, les noms de fichiers, les images et les documents. NODU s'efforce d'éviter toute donnée d'identification superflue, bien que l'anonymat technique total ne puisse être garanti que dans les limites des systèmes utilisés et de la législation en vigueur.
XIII. Contact
Signalements, questions relatives à la conformité et réclamations : NODU GmbH, management@nodu-europe.com, Olof-Palme-Str. 1, 51371 Leverkusen, téléphone +49 151 64310985. Des entretiens en personne sont possibles sur rendez-vous.